O serviço de Organização de Eventos envolve desde o planejamento inicial do evento até a realização do evento, necessariamente havendo a observação e análise das necessidades, dos objetivos e da disponibilidade de verba do cliente. Desde um coquetel de lançamento ou a realização de um congresso de grande porte, é nossa atribuição definir junto ao cliente, no momento da contratação, qual será a abrangência de nossa atuação desde o pré-evento até o pós-evento, para que sejam implementadas as ações necessárias à efetivação do evento, como:

• Planejamento e administração geral do evento com elaboração de toda a programação em conjunto com o cliente;
• Cotização, seleção e contratação de fornecedores e materiais necessários à realização;
• Secretaria executiva do evento para as modalidades de congressos, feiras e secretarias de premiação, com todas as etapas de formalização de convites aos palestrantes e conferencistas, autoridades, sediamento das inscrições;
• Atendimento ao público interessado com recebimento de e-mails para esclarecimento de dúvidas aos participantes;
• Planejamento e acompanhamento da montagem do evento;
• Seleção e treinamento da equipe de recepcionistas;
• Atividade integrada com assessoria de imprensa do cliente e agência de publicidade ou departamento de marketing;
• Atividade integrada com agência de turismo para montagem de pacotes, receptivo e atendimento ao participante durante pré-congressos;
• Atividade integrada com agência de mídia digital para implantação de hot site do evento;
• Gerenciamento dos dados do evento para emissão inteligente de credenciais e certificados;
• Atividade integrada com cerimonialistas, com seleção de mestres de cerimônia com garantia de padrão de qualidade e plenos conhecimentos das normas de protocolo e precedência;
• Banco de dados atualizado para emissão de convites para autoridades públicas, entidades da iniciativa privada e imprensa, com elaboração de protocolo de entrega;
• Telemarketing ativo para verificação e estimulação de presença das autoridades;
• Telemarketing passivo para confirmação de presenças do público convidado (R.S.V.P.);
• Coordenações específicas para cada área-base nos eventos de médio e grande portes;
• Emissão de relatórios finais e prestações de contas.

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